1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais é:

• Entidade: {{PLACEHOLDER: legal entity name}}
• Morada: {{PLACEHOLDER: address}}
• NIF: {{PLACEHOLDER: NIF}}
• Contacto geral: {{PLACEHOLDER: contact email}}
• Contacto para privacidade / Encarregado de Proteção de Dados: {{PLACEHOLDER: DPO or privacy contact}}

2. Que dados tratamos

• Conta: o endereço de email com que inicia sessão e, se o indicar nas Definições, um email adicional para receber cópias da correspondência.
• Identificação para as cartas: nome, morada e NIF, que indica nas Definições e que são usados no cabeçalho das cartas que envia.
• O seu caso: a história que nos conta (escrita ou ditada), os dados do produto ou serviço, do vendedor ou prestador, datas, valores e o resultado que pretende.
• Documentos: quando anexa uma fotografia, PDF ou ficheiro de texto, o conteúdo é lido por IA para extrair os factos relevantes. Guardamos o texto e os dados extraídos; não guardamos o ficheiro original.
• Cartas e respostas geradas: as cartas de reclamação, as respostas redigidas e as participações a entidades, incluindo versões anteriores.
• Correspondência do caso: os emails enviados e recebidos através do endereço de email dedicado ao seu caso, incluindo remetente, destinatário, assunto, texto e a classificação automática da resposta.
• Registos de utilização de IA: para cada pedido aos modelos de IA, guardamos o modelo usado, a etapa, o número de tokens, o custo estimado e a ligação ao caso. Estes registos não contêm o texto enviado ao modelo nem a resposta.
• Dados técnicos: os nossos fornecedores de alojamento registam dados de pedidos (por exemplo, endereço IP, data e hora, tipo de navegador) para segurança e funcionamento. Para limitar abusos usamos contadores temporários associados a um resumo criptográfico (hash) do endereço IP.

Pedimos-lhe que não inclua no seu caso dados de que não precisamos, em especial dados de saúde ou outras categorias especiais de dados, nem dados de terceiros que não sejam necessários para a reclamação.

3. Finalidades e fundamentos jurídicos

• Executar o serviço que nos pede — analisar o caso, redigir e enviar cartas e respostas, gerir o endereço de email do caso e preparar participações — com fundamento na execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD).
• Enviar-lhe emails de serviço (por exemplo, o email de boas-vindas) — execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b)).
• Enviar cópias de toda a correspondência para um email adicional à sua escolha — consentimento (art. 6.º, n.º 1, al. a)), que dá ao preencher esse campo e retira a qualquer momento ao apagá-lo nas Definições.
• Proteger o serviço contra abusos, limitar pedidos, garantir a segurança e acompanhar custos de IA por caso — interesse legítimo (art. 6.º, n.º 1, al. f)) em manter um serviço seguro e sustentável.
• Guardar um registo pseudonimizado de cada eliminação de conta, para demonstrar que o pedido foi cumprido — interesse legítimo e responsabilidade demonstrada (art. 5.º, n.º 2 do RGPD).
• Cumprir obrigações legais e responder a pedidos de autoridades — obrigação jurídica (art. 6.º, n.º 1, al. c)), quando aplicável.

Não usamos os seus dados para publicidade, não os vendemos e não criamos perfis de marketing.

4. Como usamos inteligência artificial

O ClaimPal envia o conteúdo do seu caso e dos documentos anexados à Anthropic (Claude) e à Google (Gemini) para analisar o caso, extrair factos dos documentos, redigir cartas, rever essas cartas e classificar as respostas recebidas. Estes fornecedores tratam os dados por nossa conta, para nos devolver o resultado.

Os fornecedores de IA não utilizam os dados para treinar os seus modelos ao abrigo das condições comerciais das respetivas APIs. {{VERIFY: confirm no-training terms apply to the Anthropic and Gemini plans actually in use (Gemini paid tier)}}

Se usar a entrada por voz, o áudio é processado pelo serviço de reconhecimento de voz do seu navegador (por exemplo, no Chrome, pela Google), nos termos desse fornecedor. O ClaimPal recebe apenas o texto transcrito.

O ClaimPal não toma decisões sobre si baseadas exclusivamente em tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos na sua esfera, na aceção do art. 22.º do RGPD. A IA redige e, consoante o nível de envolvimento que escolher, envia mensagens em seu nome; pode mudar esse nível a qualquer momento (ver os Termos de Utilização).

5. Destinatários e subcontratantes

Recorremos aos seguintes subcontratantes, que tratam dados apenas por nossa conta e segundo as nossas instruções:

• Supabase — base de dados e autenticação; dados alojados na União Europeia (Irlanda, região eu-west-1).
• Vercel — alojamento da aplicação; as funções do servidor correm em Paris (França) e o conteúdo é distribuído pela rede global da Vercel. {{VERIFY: Vercel function region is cdg1 in production}}
• Postmark — envio e receção dos emails do caso e dos emails de serviço. {{VERIFY: Postmark processing location}}
• Inngest — execução de tarefas em segundo plano (análise, redação, respostas automáticas, eliminação de contas), que pode incluir conteúdo do caso. {{VERIFY: Inngest processing location}}
• Anthropic — modelos de IA Claude; tratamento nos Estados Unidos.
• Google — modelos de IA Gemini; tratamento fora da União Europeia. {{VERIFY: Gemini API processing location}}

Para executar o serviço, enviamos também dados às pessoas e entidades que escolhe contactar: a empresa contra a qual reclama (cartas e respostas, com o seu nome, morada e NIF quando os indicou) e, quando decide submeter, as entidades de resolução de litígios ou de supervisão (por exemplo, DECO, ASAE ou Julgados de Paz).

6. Transferências internacionais

Alguns subcontratantes estão sediados ou tratam dados fora do Espaço Económico Europeu, nomeadamente nos Estados Unidos. Essas transferências baseiam-se em cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia e/ou no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, quando aplicável. {{VERIFY: transfer basis (SCCs and/or EU-US DPF) per vendor — Vercel, Postmark, Inngest, Anthropic, Google}}

Pode pedir uma cópia das garantias aplicáveis através de {{PLACEHOLDER: DPO or privacy contact}}.

7. Prazos de conservação

• Conta, casos, documentos, cartas, correspondência do caso e registos de utilização de IA: conservados enquanto mantiver a conta.
• Eliminar um caso retira-o, e ao respetivo endereço de email, da sua conta; os dados desse caso permanecem guardados até eliminar a conta. {{VERIFY: decide whether deleted cases should be purged sooner}}
• Eliminação da conta: depois de a pedir, tem 7 dias para a cancelar (iniciando sessão e cancelando expressamente). Findo esse prazo, a conta e todos os dados associados — casos, documentos, cartas, emails, registos de IA e participações — são apagados definitivamente. {{VERIFY: automatic purge is enabled in production (GDPR_PURGE_ENABLED=true)}}
• Após a eliminação guardamos apenas um registo pseudonimizado (um resumo criptográfico do identificador da conta, a data do pedido e o número de itens apagados), sem qualquer conteúdo, para demonstrar que o pedido foi cumprido.
• Registos de envio de email no Postmark, dados de tarefas no Inngest e registos técnicos da Vercel: conservados pelos prazos desses fornecedores. {{VERIFY: Postmark, Inngest and Vercel log retention periods}}
• Dados enviados aos fornecedores de IA: conservados pelos prazos previstos nas condições das respetivas APIs. {{VERIFY: Anthropic and Google API retention periods}}
• Contadores de limitação de pedidos: apagados no prazo de cerca de dois dias.
• Rascunho da conversa inicial: guardado apenas no seu navegador, até 14 dias, e apagado quando o caso é criado ou quando recomeça.

8. Os seus direitos

Nos termos dos artigos 15.º a 22.º do RGPD, pode:

• Acesso (art. 15.º): saber que dados tratamos e obter uma cópia.
• Retificação (art. 16.º): corrigir dados inexatos — o nome, a morada, o NIF e o email adicional podem ser alterados diretamente nas Definições.
• Apagamento (art. 17.º): em Definições, escolha «Eliminar a minha conta e dados». A eliminação é concluída 7 dias depois do pedido, conforme descrito acima.
• Limitação do tratamento (art. 18.º).
• Portabilidade (art. 20.º): receber os dados que nos forneceu num formato estruturado e de leitura automática. Em Definições, escolha «Descarregar os meus dados» para os receber num ficheiro JSON.
• Oposição (art. 21.º): opor-se ao tratamento baseado em interesse legítimo.
• Retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior.
• Não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos (art. 22.º) — ver a secção sobre inteligência artificial.

Para exercer qualquer direito, escreva para {{PLACEHOLDER: DPO or privacy contact}}. Respondemos no prazo de um mês, prorrogável nos termos do art. 12.º, n.º 3 do RGPD. Podemos pedir-lhe que confirme a sua identidade.

9. Reclamação à CNPD

Tem o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), em www.cnpd.pt, ou à autoridade do Estado-Membro onde reside ou trabalha.

10. Cookies e armazenamento local

Usamos apenas cookies estritamente necessários: os cookies de sessão da Supabase que o mantêm com sessão iniciada. Não usamos cookies de análise, publicidade ou rastreio.

Guardamos também no seu navegador (armazenamento local) o registo de que fechou o aviso de cookies e o rascunho da conversa inicial, para não o perder se a ligação falhar. Pode apagá-los nas definições do navegador.

11. Menores

O ClaimPal destina-se a maiores de 18 anos. Não recolhemos intencionalmente dados de menores. Se tomar conhecimento de que um menor nos forneceu dados, contacte-nos para que os apaguemos.

12. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política. A data da última atualização está no topo da página. Se a alteração for relevante, avisamos por email ou na aplicação antes de entrar em vigor.

1. Data controller

The controller of your personal data is:

• Entity: {{PLACEHOLDER: legal entity name}}
• Address: {{PLACEHOLDER: address}}
• Tax number (NIF): {{PLACEHOLDER: NIF}}
• General contact: {{PLACEHOLDER: contact email}}
• Privacy contact / Data Protection Officer: {{PLACEHOLDER: DPO or privacy contact}}

2. What data we process

• Account: the email address you sign in with and, if you add one in Settings, an extra email address to receive copies of your correspondence.
• Identity for your letters: name, address and NIF, which you enter in Settings and which are used in the header of the letters you send.
• Your case: the story you tell us (typed or dictated), details of the product or service, the seller or provider, dates, amounts and the outcome you want.
• Documents: when you attach a photo, PDF or text file, its content is read by AI to extract the relevant facts. We keep the extracted text and data; we do not keep the original file.
• Generated letters and replies: demand letters, drafted replies and complaint filings, including earlier versions.
• Case correspondence: emails sent and received through your case’s dedicated email address, including sender, recipient, subject, body and the automatic classification of the reply.
• AI usage logs: for each request to an AI model we keep the model used, the pipeline step, token counts, the estimated cost and the link to the case. These logs do not contain the text sent to the model or its answer.
• Technical data: our hosting providers log request data (for example IP address, date and time, browser type) for security and operations. To limit abuse we use short-lived counters keyed to a cryptographic hash of the IP address.

Please do not include data we do not need, especially health data or other special categories of data, or third parties’ data that is not necessary for your claim.

3. Purposes and legal bases

• Providing the service you ask for — analysing your case, drafting and sending letters and replies, running your case email address and preparing complaint filings — on the basis of performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
• Sending you service emails (for example the welcome email) — performance of a contract (Art. 6(1)(b)).
• Sending copies of all correspondence to an extra email address of your choice — consent (Art. 6(1)(a)), which you give by filling in that field and withdraw at any time by clearing it in Settings.
• Protecting the service from abuse, rate-limiting, security and tracking AI costs per case — legitimate interest (Art. 6(1)(f)) in running a safe and sustainable service.
• Keeping a pseudonymous record of each account deletion to show the request was honoured — legitimate interest and accountability (Art. 5(2) GDPR).
• Complying with legal obligations and requests from authorities — legal obligation (Art. 6(1)(c)), where applicable.

We do not use your data for advertising, we do not sell it and we do not build marketing profiles.

4. How we use artificial intelligence

ClaimPal sends the content of your case and attached documents to Anthropic (Claude) and Google (Gemini) to analyse the case, extract facts from documents, draft letters, review those drafts and classify replies you receive. These providers process the data on our behalf to return the result to us.

The AI providers do not use the data to train their models under the commercial terms of their APIs. {{VERIFY: confirm no-training terms apply to the Anthropic and Gemini plans actually in use (Gemini paid tier)}}

If you use voice input, the audio is processed by your browser’s speech-recognition service (for example, in Chrome, by Google) under that provider’s terms. ClaimPal only receives the transcribed text.

ClaimPal does not make decisions about you based solely on automated processing that produce legal effects concerning you within the meaning of Art. 22 GDPR. The AI drafts and, depending on the involvement level you choose, sends messages on your behalf; you can change that level at any time (see the Terms of Use).

5. Recipients and sub-processors

We use the following sub-processors, which process data only on our behalf and on our instructions:

• Supabase — database and authentication; data hosted in the European Union (Ireland, region eu-west-1).
• Vercel — application hosting; server functions run in Paris (France) and content is served through Vercel’s global network. {{VERIFY: Vercel function region is cdg1 in production}}
• Postmark — sending and receiving case emails and service emails. {{VERIFY: Postmark processing location}}
• Inngest — running background jobs (analysis, drafting, automatic replies, account deletion), which may include case content. {{VERIFY: Inngest processing location}}
• Anthropic — Claude AI models; processing in the United States.
• Google — Gemini AI models; processing outside the European Union. {{VERIFY: Gemini API processing location}}

To provide the service we also send data to the people and bodies you choose to contact: the business you are claiming against (letters and replies, with your name, address and NIF where you provided them) and, when you decide to submit, dispute-resolution or supervisory bodies (for example DECO, ASAE or the Julgados de Paz).

6. International transfers

Some sub-processors are based in, or process data in, countries outside the European Economic Area, notably the United States. Those transfers rely on standard contractual clauses approved by the European Commission and/or the EU-US Data Privacy Framework where applicable. {{VERIFY: transfer basis (SCCs and/or EU-US DPF) per vendor — Vercel, Postmark, Inngest, Anthropic, Google}}

You can ask for a copy of the relevant safeguards at {{PLACEHOLDER: DPO or privacy contact}}.

7. How long we keep data

• Account, cases, documents, letters, case correspondence and AI usage logs: kept for as long as you keep your account.
• Deleting a case removes it, and its email address, from your account; that case’s data stays stored until you delete your account. {{VERIFY: decide whether deleted cases should be purged sooner}}
• Account deletion: after you request it you have 7 days to cancel (by signing in and expressly cancelling). After that, your account and all linked data — cases, documents, letters, emails, AI logs and filings — are permanently erased. {{VERIFY: automatic purge is enabled in production (GDPR_PURGE_ENABLED=true)}}
• After deletion we keep only a pseudonymous record (a cryptographic hash of the account identifier, the request date and the number of items erased), with no content, to show the request was honoured.
• Email delivery logs at Postmark, job data at Inngest and Vercel technical logs: kept for those providers’ retention periods. {{VERIFY: Postmark, Inngest and Vercel log retention periods}}
• Data sent to AI providers: kept for the periods set out in their API terms. {{VERIFY: Anthropic and Google API retention periods}}
• Rate-limit counters: deleted within about two days.
• Draft of the first conversation: stored only in your browser, for up to 14 days, and cleared when the case is created or when you start over.

8. Your rights

Under Articles 15 to 22 GDPR you have the right to:

• Access (Art. 15): know what data we process and get a copy.
• Rectification (Art. 16): correct inaccurate data — your name, address, NIF and extra email can be changed directly in Settings.
• Erasure (Art. 17): in Settings, choose “Delete my account and data”. Erasure is completed 7 days after the request, as described above.
• Restriction of processing (Art. 18).
• Portability (Art. 20): receive the data you gave us in a structured, machine-readable format. In Settings, choose “Download my data” to get it as a JSON file.
• Objection (Art. 21): object to processing based on legitimate interest.
• Withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of earlier processing.
• Not to be subject to solely automated decisions with legal effects (Art. 22) — see the section on artificial intelligence.

To exercise any right, write to {{PLACEHOLDER: DPO or privacy contact}}. We reply within one month, extendable as allowed by Art. 12(3) GDPR. We may ask you to confirm your identity.

9. Complaint to the CNPD

You have the right to lodge a complaint with the supervisory authority, the Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), at www.cnpd.pt, or with the authority of the Member State where you live or work.

10. Cookies and local storage

We only use strictly necessary cookies: Supabase session cookies that keep you signed in. We do not use analytics, advertising or tracking cookies.

We also store in your browser (local storage) a note that you dismissed the cookie notice and the draft of your first conversation, so you do not lose it if your connection drops. You can clear them in your browser settings.

11. Children

ClaimPal is for people aged 18 and over. We do not knowingly collect data from minors. If you become aware that a minor has given us data, contact us so we can erase it.

12. Changes to this policy

We may update this policy. The date of the last update is at the top of the page. If a change is significant, we will tell you by email or in the app before it takes effect.